Datenschutz in der Praxis
Aufgaben des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Personenbezogene Daten werden in Unternehmen mit einer Vielzahl von automatisierten Verfahren verarbeitet (siehe Kurzinfo).
Das Bundesdatenschutzgesetz fordert, bestimmte Daten zu diesen Verfahren in einem Verzeichnis zu erfassen. Dieses Verfahrensverzeichnis ist das zentrale Arbeitsmittel für jeden betrieblichen Datenschutzbeauftragten (siehe Fachbeitrag von Dr. Robert Weniger, RDV 2005).
DPROREG dient zur Erfassung, Verwaltung und Auswertung der vom Bundesdatenschutzgesetz vorgeschriebenen Informationen über ein Verarbeitungsverfahren. Die zentral gehaltenen Daten sind somit Grundlage
- für das interne Verfahrensverzeichnis nach Dem Beauftragten für den Datenschutz ist von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über die in ... genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen. ... § 4 g Abs. 2 S. 1,
- für das externe Verfahrensverzeichnis nach Im Fall des ... macht der Beauftragte für den Datenschutz die Angaben nach ... auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar. ...§ 4 g Abs. 2 S. 2,
- für eine Vorabkontrolle nach Soweit automatisierte Verarbeitungen besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen, unterliegen sie der Prüfung vor Beginn der Verarbeitung (Vorabkontrolle).§ 4 d Abs. 5 und Zuständig für die Vorabkontrolle ist der Beauftragte für den Datenschutz. Dieser nimmt die Vorabkontrolle nach Empfang der Übersicht nach § 4g Abs. 2 Satz 1 vor. Er hat sich in Zweifelsfällen an die Aufsichtsbehörde oder bei den Post- und Telekommunikationsunternehmen an den Bundesbeauftragten für den Datenschutz zu wenden.Abs. 6 BDSG und
- zur Erarbeitung eines unternehmensspezifischen Datenschutzkonzeptes.
Neben dem Erstellen und Verwalten des internen sowie des externen Verfahrensverzeichnisses obliegt es dem Datenschutzbeauftragten, Vorabkontrollen durchzuführen, die Mitarbeiter durch geeignete Schulungsmaßnahmen im Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren sowie diese auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Ausserdem soll die innerbetriebliche Kommunikation zwischen DSB und Mitarbeitern gewährleistet sein. Hierfür ist es empfehlenswert Informationen zum Datenschutz über einen öffentlichen Zugriff an zentraler Stelle zur Verfügung zu stellen.
Die Erfüllung der Regelungen des BDSG scheint für viele Unternehmen nur ein "notwendiges Übel" zu sein. Dabei ist die Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht (siehe Fachbeitrag zur Dafta 08) sinnvoll. Öffentlich gewordene "Datenschutzpannen" vieler namhafter Unternehmen machen den nachvollziehbaren und sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten zu einem wichtigen Entscheidungskriterium für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter.
Der Einsatz einer Softwarelösung kann helfen, von der bloßen Aufgabenbewältigung zu einem aktiven Datenschutzmanagement überzugehen.
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